Копия верна: как правильно в 2025 году заверить документы и их копии (2025)

Штамп «Копия верна» как правильно заверить по-новому

Сотрудники вправе запросить у вас любые документы, которые связаны непосредственно с их трудовой деятельностью.

Среди них:

• Трудовой договор;

• Приказ о приеме на работу;

• Трудовая книжка;

• Должностные инструкции;

• ПВТР в случае судебных тяжб.

Запрошенные документы вы предоставляете в виде заверенных копий с печатью и подписью (ст. 62 ТК).

Читайте также! Как заверить трудовую книжку

Как заверить документ копия верна - образец

Смотреть образец

Кто вправе заверять копии документов. Завизировать копии может либо директор компании, либо лицо, которому предоставили на это право: главный бухгалтер, кадровик, секретарь, специалист ДОУ и т.д. Для наделения работника такими функциями нужно издать приказ за подписью руководителя и заручиться подписями ответственных. Дополнительно можно сделать доверенность на право подписи. Если у работника уже есть действующая доверенность, впишите туда пункт о праве визирования копий документов для сотрудников и госорганов.

Смотреть образец

ИП визируют документы сам или может так же делегировать полномочия по приказу, но только работнику фирмы. (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628.

Какой документ регламентирует порядок визирования копий

Заверение копий документов оформляется в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если нужны дополнительные указания для подготовки копий для внешних пользователей используйте письма Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

Какие реквизиты нужно оформить чтобы копия документа приобрела юридическую силу

Вот такие реквизиты должны быть:

• На копии есть штамп «Копия верна» или «Верно» - допустимы оба варианта;

• Должность ответственного лица по доверенности (приказу);

• Подпись – факсимиле не допускается;

• Расшифровка подписи;

• Актуальная дата визирования;

• Оттиск печати – факсимиле запрещено.

Если копия работнику нужна для внешних пользователей, например, сотрудник оформляется в другую компанию по совместительству, на копиях ставится пометка о месте нахождения оригинала документа. К примеру, «Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Белла», дело № 1-31 за 2024 год» и поставьте печать. Убедитесь, что печать не перекрывает подпись ответственного (п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016).

Какие документы нельзя заверять печатью.Учтите, что визировать копию можно только с правильно оформленного оригинала. То есть в нем не должно быть помарок, исправлений, приписок. Должны быть все обязательные реквизиты: даты, номера, подписи. Приложения и дополнительные документы без основного документа заверять тоже нельзя.

Как заверить документ «Копия верна»: образец

Используйте штамп с готовыми строчками для внесения информации. Допускается заполнить вручную. Главное, надо помнить, что штамп не должен перекрывать подпись уполномоченного лица. Несмотря на то, что ГОСТ Р7.0.97-2016непредусматривает проставление штампа «Копия верна» допускается ставить оба варианта - «Верно» или «Копия верна». Главное, чтобы были учтены все реквизиты.

Как заверить многостраничный документ «Копия верна»

В многостраничном документе (описи) визируют либо каждую страницу, предварительно пронумеровав их, либо прошивают и проставляют реквизиты на последней - на месте скрепления. Подписывают описи так же уполномоченные лица, согласно приказа о наделении прав или по доверенности.

Отметим, что законодательно незапрещено делать фотокопии документов. Главное— дописать накаждой «Копия верна», указать инициалы ответственного идату, поставить подпись.

Как заверить прошитые копии документов

Для начала сшейте копии документов: как правило, пачку листов прошивают на два или три прокола. Используйте для удобства специальные нити для прошивки и длинную толстую иглу. Наклейте на оборотную сторону последнего листа прямоугольную наклейку с заранее напечатанными реквизитами. Она должна закрывать входные места скрепления. Пронумеруйте страницы, начиная с первого листа. Можно вручную, но удобнее использовать нумератор. Укажите на наклейке количество листов. Поставьте подпись и печать. Оттиск печати ставьте так, чтобы частично выходить за пределы наклейки.

Как заверить опись: образец

Как заверить трудовую книжку

Копия трудовой заверяется по общим правилам, если она запрашивается для внутренних пользователей. При этом заявление сотрудника не нужно. Кроме того, при визировании не нужно указывать место хранения подлинников. Достаточно написать «Верно» или «Копия верна», прописать должность заверителя, инициалы, поставить подпись, печать и дату.

Смотреть образец

Как заверить копии выписок из документов по новым правилам

По заявлению сотрудника компании обязаны предоставлять документы, которые связаны непосредственно с осуществлением трудовой деятельности. К примеру, это выписки из ЛНА, должностных инструкций, ПВТР, штатного расписания и т.п. Выписка из документа — это копия части документа, которая заверена в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Выписки предоставляют в том случае, когда копии сделать нелогично, например, часть документа содержит конфиденциальную информацию: личные данные других сотрудников, размер премий и иные сведения, которые нельзя передавать другому лицу.

Оформите выписку на бланке компании. В наименовании укажите «Выписка из..», приведите наименование оригинала, поставьте актуальную дату и номер приказа, на основании которого оформляется документ. Требования к визированию выписок аналогичны общему порядку. Отличается только само название на выписке. Здесь нужно указать реквизит «Отметка о заверении копии».

Пропишите данные документа:

• наименование типа документа;

• заголовок к тексту;

• актуальную дату;

• текст – совпадает с оригиналом точь-в-точь.

После текста укажите должность и инициалы ответственного. После поставьте печать, не заходя на подпись.

Как нужно заверить дубликаты документов

Повторный экземпляр оригинала выдается по письменному запросу сотрудника и имеет статус подлинника. К примеру, бывший работник прислал письменное заявление на выдачу дубликата трудовой книжкив связи с утерей или порчей. Вы обязаны выдать надлежаще оформленный дубликат. Выдайте повторный экземпляр, сохранив все обязательные реквизиты, вплоть до бланка. Если выдаете дубликат трудовой, то все записи нужно повторить в новой книжке. На повторном документе в обязательном порядке ставится отметка «ДУБЛИКАТ», а факт выдачи фиксируется в специальном журнале учета.

Какие документы нужно выдать при увольнении в 2025 году, читайте в журнале "Российский налоговый курьер".

Скачивайте идеальные пояснения на требования от ФНС на все случаи!